Savoir-vivre korespondencji mailowej (część 1)

Każdego dnia wysyłamy wiele wiadomości. Korespondencja służy nam do załatwiania różnych spraw, od urzędowych, przez biznesowe, po prywatne. W zależności od sytuacji sięgamy po różne treści i formy. Co w temacie maili podpowiada savoir-vivre? Sprawdź, czy znasz wszystkie wskazówki!

---

Savoir-vivre – co oznacza to wyrażenie?

Pod pojęciem savoir-vivre rozumiemy zbiór zasad właściwego zachowania się w różnych sytuacjach towarzyskich obowiązujących w danej kulturze. Wyrażenie to przybyło do nas z Francji. Składają się na nie dwa czasowniki: savoir – wiedzieć oraz vivre – żyć. W wolnym tłumaczeniu savoir-vivre oznacza zatem wiedzę o tym, jak żyć.

Do niedawna pojęcie to kojarzyło się głównie z odpowiednimi manierami przy stole. Dziś ma znacznie szersze znaczenie. Zasady te można zastosować m.in. w komunikacji internetowej. Znajomość (n)etykiety przyda się nie tylko w kontaktach prywatnych, ale i w biznesie. Dobre maniery świadczą bowiem o wychowaniu i kulturze osobistej. Jak więc poprawnie konstruować wiadomości mailowe, by były zgodne z zasadami savoir-vivre’u?

Zwięzły i zrozumiały tytuł maila

Tytuł maila jest pierwszym kontaktem z Twoim adresatem. Powinien być prosty i zwięzły, by odbiorca już po samym jego przeczytaniu wiedział, czego dotyczy treść. W przypadku newsletterów czy maili sprzedażowych taki nagłówek powinien być dodatkowo atrakcyjny, by zachęcić do otworzenia wiadomości.

To małe pole może się wydawać nieistotne, jednak nigdy nie zostawiaj go pustego. Twój odbiorca może potraktować to jako niedbałość z Twojej strony, a co za tym idzie – poczuje się zlekceważony. Istnieje też ryzyko, że wcale nie dostanie wiadomości, gdyż zostanie ona skierowana do spamu.

Pamiętaj też, by nie oznaczać wszystkich wysyłanych przez siebie maili jako pilne. Jeżeli będziesz nadużywać takiego oznaczania, odbiorcy przestaną zwracać na to uwagę i zacząć ignorować Twoje wiadomości.

Formuły powitalne

Zwroty grzecznościowe nadal są aktualne (choć przeglądając internet, można odnieść inne wrażenie). Najważniejsze, by dostosować formułę powitania do odbiorcy. Zastanów się, do kogo piszesz, w jakim stopniu znasz tę osobę i czy w ogóle zwracasz się do kogoś konkretnego.

W wiadomościach formalnych czy biznesowych możesz rozpocząć korespondencję poniższymi zwrotami:

Szanowny Panie / Szanowna Pani

Panie Prezesie

Pani Redaktor

Jeśli swoją wiadomość kierujesz do przedsiębiorstwa lub po prostu nie wiesz, do kogo dokładnie się zwracasz w oficjalnym mailu, użyj liczby mnogiej:

Szanowni Państwo

Jeśli dobrze znasz osobę, z którą korespondujesz służbowo, możesz przybrać bardziej swobodny ton:

Pani Anno

Panie Marcinie

Uważaj jednak, bo nie każdy przyjmie taką formę entuzjastycznie. Niektórzy mogą zareagować irytacją.

Jak rozpocząć wiadomość, gdy piszesz do kogoś znajomego? Tutaj problem formuły powitalnej ma dużo mniejsze znaczenie. Możesz zacząć od:

Cześć

Hej

Cześć, Kasiu

Aniu

Droga Agnieszko

Niefortunne „Witam”

Dużo osób rozpoczyna swoje wiadomości od „Witam”. Dlaczego takie sformułowanie jest niefortunne? Chociaż to powitanie wydaje się neutralne, dla wielu brzmi protekcjonalnie. Rzeczywiście, słowo to w pewien sposób podkreśla wyższość nadawcy w stosunku do odbiorcy. W pewnych sytuacjach takie rozpoczęcie elektronicznej wiadomości jest jednak dopuszczalne, na przykład, gdy przełożony wysyła informacje do swoich podwładnych lub profesor do studentów. Zasadniczo jednak lepiej tego sformułowania unikać.

Bezpieczną opcją wydawać by się mogło rozpoczęcie wiadomości od prostego „Dzień dobry” czy „Dobry wieczór”. Słyszałam jednak głosy, że i ta opcja jest krytykowana ze względu na to, że nigdy nie wiadomo, o jakiej porze odbiorca odczyta wiadomość.

Imię adresata w formule powitalnej

Jeśli w formule powitalnej sięgasz po imię adresata, najlepiej użyj wołacza. Taka konstrukcja w przypadku niektórych imion wydaje się jednak bardzo oficjalna (Marto, Marcelu, Wawrzyńcze), a przy imionach zagranicznych jest problematyczna lub brzmi po prostu głupio (Stanleyu, Jake’u, Francisie, Pierze). Dopuszcza się więc, zwłaszcza w języku potocznym, zamianę wołacza na mianownik (Cześć, Ania / Marcel / Francis / Pier).

Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na wołacz, czy na mianownik, przywitanie oddziel od imienia przecinkiem. Niestawianie przecinka w tym miejscu to jeden z najczęściej popełnianych błędów! Ten znak interpunkcyjny jest również niezbędny po całej formule powitalnej. Ze względów emocjonalnych dopuszcza się tu także użycie wykrzyknika lub (w nieformalnej korespondencji) emotikonu.

Jeśli zdecydujesz się na przecinek po całej formule powitalnej – treść wiadomości rozpocznij od nowego wiersza małą literą. Jeśli wybierzesz wykrzyknik – dalszy tekst rozpocznij dużą literą.

Duże i małe litery w zapisie zaimków osobowych

Po rozpoczęciu wiadomości musisz jeszcze zdecydować, czy zwracając się do odbiorcy / odbiorców będziesz stosować dużą, czy małą literą. W bardziej oficjalnej korespondencji wszelkie zaimki osobowe (Cię, Ciebie, Twoje, Wam itp.) sugeruje się rozpoczynać dużymi literami, podobnie jak zwroty Pani, Pan czy Państwo. Warto tę zasadę przenieść również do korespondencji prywatnej. Taki zapis świadczy o Twoim szacunku do odbiorcy.

Treściwa treść

Po przywitaniu warto dodać neutralny wstęp, zwłaszcza gdy masz jakąś prośbę do swojego odbiorcy. Sama treść Twojego maila powinna być zwięzła i konkretna. Ponieważ w tego typu wiadomościach trudniej wyrazić emocje, uważnie konstruuj treść, by nie pozostawiała niedomówień czy niejasności.

Poza treścią kluczowy jest poprawny i dostosowany do odbiorcy język, jaki stosujesz. To od tego zależy, jak adresat odbierze nie tylko samą wiadomość, ale i Ciebie (lub nawet całą Twoją firmę). Błędy na tym polu będą świadczyć o Twojej bylejakości, a dodatkowo utrudnią odczytanie i zrozumienie całego maila. Więcej o języku w korespondencji elektronicznej piszę w drugiej części artykułu.

Zakończenie wiadomości

Podobnie jak w przypadku powitania, także podczas kończenia wiadomości musisz pamiętać o dostosowaniu pożegnania do relacji, jakie wiążą Cię z adresatem, do jego wieku czy statusu.

Przyjęło się, że korespondencji formalnej nie kończy się zwrotem „pozdrawiam”, ponieważ jest to uważane za przejaw spoufalania się. Gdy znasz odbiorcę, zwracasz się do niego po imieniu – możesz sięgnąć po taką formułę nawet w korespondencji biznesowej. W innych przypadkach masz do wyboru formy:

Z poważaniem

Z wyrazami szacunku

W przypadku wiadomości nieformalnych możesz zastosować poniższe konstrukcje:

Pozdrawiam

Pozdrawiam serdecznie

Całuję

Trzymaj się

Uściski

Co jeszcze ważne, jeżeli podpis znajduje się w nowym wersie, po tego typu wyrażeniach nie stawia się przecinka. Podobnie jak przy powitaniu, ze względów emocjonalnych dopuszczalny jest tu wykrzyknik.

Podpis

A skoro mowa o podpisie, to trzeba zaznaczyć, że to kolejny niezbędny element wiadomości elektronicznej. W bardziej formalnej korespondencji możesz podpisać się imieniem i nazwiskiem lub zamieścić specjalnie przygotowaną stopkę. W mniej formalnych kontaktach wystarczy imię albo ksywka. Po podpisie nie stawiaj już żadnego znaku interpunkcyjnego.

PS

Po swoim podpisie możesz jeszcze zamieścić dopisek, czyli tak zwane postscriptum (łac. post sciptum). Do wyboru masz cztery warianty zapisania skrótowca tego słowa:

• PS – jest to zapis najbardziej poprawny, podawany przez słowniki poprawnej polszczyzny i słowniki ortograficzne,
• P.S. – ten zapis uznawany jest przez bardziej liczące się z życiem słowniki, takie jak Inny słownik języka polskiego czy też Słownik skrótów i skrótowców PWN,
• PS. i PS: – te zapisy w treści maila również można obronić. Znak interpunkcyjny nie należy tutaj jednak do skrótu, ale oddziela go od następującego po nim zdania.

---

W tej części artykułu skupiłam się na zasadach rządzących konstruowaniem wiadomości elektronicznej. Temat korespondencyjnego savoir-vivre’u nie został jednak jeszcze wyczerpany! Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zachęcam Cię do przeczytania drugiej części, w której opowiadam o dostosowaniu języka do odbiorcy, graficznej oprawie maila oraz o kilku aspektach technicznych.