Savoir-vivre korespondencji mailowej (część 2)

W poprzedniej części artykułu skupiłam się na zasadach rządzących konstruowaniem wiadomości elektronicznych. Zapraszam Cię do drugiej części, w której opowiadam o dostosowaniu języka do odbiorcy, graficznej oprawie treści oraz o kilku aspektach technicznych korespondencji mailowej.

---

Język korespondencji mailowej

Poprawny

Z perspektywy savoir-vivre’u ważnym, jeśli nie najważniejszym, aspektem tworzenia wiadomości elektronicznych jest to, jakim językiem zwracasz się do Twojego odbiorcy. W tej kwestii nie ma dróg na skróty. Błędy, literówki czy brak polskich znaków świadczą o Twojej bylejakości i nieprzywiązywaniu wagi do szczegółów. Odbiorca między wierszami dostrzeże Twój pośpiech i nieuwagę. Postawi Cię to w niekorzystnym świetle, a w korespondencji biznesowej wystawi wizytówkę całej firmie.

O ile błędów ortograficznych czy literówek stosunkowo łatwo można uniknąć, o tyle interpunkcja sprawia zwykle więcej trudności. Nie bagatelizuj tej kwestii, gdyż błędy w interpunkcji utrudniają przeczytanie i zrozumienie maila. Nieprawidłowo postawione przecinki mogą zmienić sens zdania, a zwielokrotnione znaki zapytania, wykrzykniki czy wielokropki sprawiają, że cała wypowiedź może być odebrana jako zbyt emocjonalna albo niedojrzała.

Dostosowany do odbiorcy

Ton wypowiedzi

Przy każdym tworzonym mailu zadaj sobie pytanie, do kogo się zwracasz, a następnie dostosuj ton i język całej wiadomości do Twoich stosunków z odbiorcą. W wiadomościach formalnych unikaj słownictwa uznawanego za potoczne i odwrotnie – w mniej formalnych unikaj zbyt sztywnego przekazu. Zwróć również uwagę na formy grzecznościowe.

Emotikony

W mniej formalnej korespondencji możesz sobie pozwolić na wykorzystanie emotikonów. Używaj ich jednak oszczędnie, gdyż zbyt wiele buziek czy innego rodzaju grafik zmniejsza estetykę Twojej wiadomości i sprawia, że źle się ją czyta. Dodatkowo e-mail pełny emotikonów wygląda mało profesjonalnie. Pamiętaj także o prawidłowej (i konsekwentnej) interpunkcji wokół emotek (wskazówki na ten temat oraz kilka ciekawostek o tych niepozornych ciągach znaków znajdziesz w artykule o emotikonach i emoji).

Słownictwo branżowe i korpomowa

Zwróć również uwagę na słownictwo branżowe, skróty czy korpomowę w Twojej wiadomości. Zastanów się, czy stosowane przez Ciebie specjalistyczne terminy i zwroty będą zrozumiałe dla Twojego odbiorcy. Jeśli nie – rozwijaj je, wyjaśniaj lub po prostu zapisz inaczej. Twój przekaz będzie jasny, a tym samym unikniesz przeciągania sprawy wynikającego z niezrozumienia tematu przez adresata i dodatkowych pytań z jego strony.

Personalizacja korespondencji mailowej

W przypadku gdy wysyłasz tę samą treść do większej liczby osób, pamiętaj, że lepiej odbierane są wiadomości bardziej spersonalizowane.

• Wysyłasz swoją książkę do wielu wydawnictw? Zwróć się do konkretnej osoby, nawiąż do oferty czy książek danego wydawnictwa.
• Wysyłasz CV? Wpleć w treść swojej wiadomości nazwę firmy i stanowiska, które Cię interesuje.
• Wysyłasz klientowi swoją ofertę lub newsletter? Zwróć się bezpośrednio do adresata, dostosuj formy czasowników do swoich odbiorców, odnoś się do ich wiadomości.

Odbiorcy zdecydowanie częściej odpisują na wiadomości, które są skierowane bezpośrednio do nich.

Jeśli jednak wysyłasz dokładnie tę samą wiadomość do kilku adresatów, staraj się pisać neutralnie, by nie dać odbiorcy odczuć „masowości” Twojego maila ani nie sprawić, że któraś z osób po drugiej stronie poczuje się wykluczona.

Podczas wysyłania wiadomości do wielu odbiorców pamiętaj również o tym, by ukryć ich adresy e-mail, korzystając z okna UDW (ukryte do wiadomości). To bardzo dobra praktyka, która pomoże Ci uniknąć nieprzyjemności i pretensji związanych z upublicznieniem czyichś danych.

Wyróżnienia w treści

Kolejną istotną kwestią w savoir-vivrze korespondencji elektronicznej są wyróżnienia. Warto wyróżniać najistotniejsze treści maila. Ułatwi to wyłuskanie kluczowych punktów i zrozumienie całej wiadomości. Najlepiej stosować w tym celu pogrubienia i wyróżnienia kolorem.

Unikaj stosowania podkreśleń, ponieważ mogą być one mylone przez odbiorców z linkami. W internecie niemile widziana jest również kursywa – w niektórych fontach znacząco zmniejsza ona czytelność tekstu. Stosuj ją przy zapisie tytułów książek czy filmów, jednak przy dłuższych fragmentach zdecyduj się na inny sposób wyróżnienia – wspomniany już bold albo kolor czy inny rozmiar / rodzaj fontu. Możesz również zastosować specjalne graficzne wyróżnienie danej sekcji (inny kolor tła, ramkę).

Nie przesadzaj jednak z formatowaniem i grafikami, by wiadomość nie straciła na czytelności. Pamiętaj, że jeśli wyróżnisz za dużo informacji, to tak naprawdę nic nie wyróżnisz.

Uważaj również na wersaliki (tzw. PISANIE CAPS LOCKIEM). Niektórzy odczytują taką formę zapisu jako krzyk lub rozkaz, a tym samym uznają całą wiadomość za napastliwą. Pełny wersalików mail nie będzie mile odebrany i wywrze negatywne wrażenie na odbiorcy.

Aspekty techniczne korespondencji mailowej

Adres e-mail

Zwróć uwagę na to, z jakiego maila wysyłasz wiadomość. Ma to znaczenie zwłaszcza w bardziej formalnej korespondencji lub gdy zależy Ci na profesjonalnym wizerunku. Adresy w stylu agniesia18@buziaczek.pl czy koksu787@tlen.pl (jakakolwiek zbieżność z prawdziwymi adresami jest przypadkowa) z pewnością będą odebrane jako mniej profesjonalne niż adresy zawierające na przykład Twoje imię i nazwisko.

Załączniki

Niejednokrotnie do swoich maili będziesz załączać różnego rodzaju pliki. Pamiętaj o tym, by te duże podzielić na kilka mniejszych i wysyłać w kolejnych wiadomościach. Tym sposobem unikniesz zablokowania poczty odbiorcy na czas pobierania dużego załącznika. Dobrym sposobem jest również umieszczenie dużego pliku w chmurze, z której odbiorca będzie mógł go pobrać dzięki przesłanemu w treści maila linkowi.

Zwróć również uwagę na format załącznika – korzystaj z takich plików, z których otwarciem adresat nie będzie miał problemu.

Pamiętaj również o tym, by odpowiednio nazwać wysyłany plik. Ułatwi to odbiorcy zorientowanie się w treści załaczników, zwłaszcza gdy jest ich kilka. Dodatkowo „Umowa o poufności” wygląda dużo bardziej profesjonalnie i brzmi znacznie lepiej niż „SCAN005”.

Przekazywanie korespondencji bez zgody

Jest to kwestia ważna nie tylko z perspektywy savoir-vivre’u, ale i ze strony prawnej. Za przekazanie dalej informacji zawartych w wiadomości elektronicznej bez zgody nadawcy możesz ponieść odpowiedzialność.

Jeśli otrzymane treści są wartościowe lub ważne, dopytaj nadawcę, czy możesz się nimi podzielić z kimś innym.

Odpisywanie na wiadomości

Ostatnią kwestią, o której chciałabym wspomnieć, jest odpisywanie na wiadomości. Reakcja powinna być stosunkowo szybka. Zbyt długi czas oczekiwania na odpowiedź może być odebrany przez nadawcę jako lekceważenie go. Uważaj na to zwłaszcza w korespondencji biznesowej, ponieważ możesz stracić w porównaniu z konkurencją, która cały czas trzyma rękę na pulsie. Jeśli wiesz, że nie uda Ci się odpisać na wiadomość w ciągu 24 godzin, możesz napisać krótką wiadomość z informacją, że odpiszesz później. Pamiętaj o tym również, gdy wybierasz się na urlop – zawczasu ustaw specjalną wiadomość zwrotną. Nadawca będzie pewny, że jego wiadomość do Ciebie dotarła i nie poczuje się zignorowany.

Nie zostawiaj żadnego maila bez odpowiedzi. Czasami wystarczy w jednym zdaniu podziękować za wiadomość. Nie kosztuje to wiele czasu, a zostawia dobre wrażenie.

---

Mam nadzieję, że wskazówki zawarte w tym wpisie oraz w pierwszej jego części okażą się pomocne w tworzeniu wartościowych wiadomości elektronicznych i budowaniu przyjaznych relacji z odbiorcami Twoich maili. Coś Cię zaskoczyło? A może przychodzą Ci do głowy jeszcze inne aspekty, o które warto zadbać w korespondencji mailowej? Daj znać w komentarzu!